紐西蘭內政部(Department of Internal Affairs)
EDS協助紐西蘭邁向電子化政府，同時保留150年的歷史資產
紐西蘭內政部的「出生、死亡、結婚、離婚及單身證明登記處」(Births, Deaths & Marriages, BDM) 有意建立一個互動式、完全公開的電子化政府模型。不過，眼前就有從1840年代遺留至今共1000萬筆文件紀錄有待處理。每份脆弱的文件都必須經過數位化處理，並保護這些無可取代的歷史資料。主要議題
紐西蘭政府極欲藉由建立電子化政府來提昇效率。此外，民眾也希望能直接上網取得內政部「出生、死亡、結婚、離婚及單身證明登記處」(BDM) 管理的資料。而解決這兩個問題的第一步，是必須將1000萬份書面文件數位化，但期中許多紙張早已泛黃，部分甚至有超過100年的歷史。許多紀錄內容也難以辨識，而且市售的文字辨識軟體(OCR) 根本無法達到政府要求的99.6%正確度。事實上，部分年代更久遠的手寫文件，不僅大小不一，連肉眼閱讀起來都十分吃力。公務員長期以來只好不斷步行前往登記處，在捆成大卷宗的資料堆裡找資料，並以人工方式製作副本或更新。於是使用這些書面紀錄的成本年年攀升。更糟的是，處理這些脆弱的老舊文件，還可能讓它們遭到破壞。在經過完整的招標程序後，紐西蘭政府決定向EDS求助。
我們的方法
EDS的「紐西蘭解決方案中心(New Zealand Solutions Centre) 特別研發一套資料輸入和管理軟體，再以掃瞄或人工輸入方式為每筆紀錄分別建檔，以達到政府要求的99.6%正確度。EDS並雇用一名數據專家(與BDM合作) 研發一套品質保證(QA) 採樣系統，嚴格確保掃瞄軟體和其他資料擷取流程的正確性。甚至當原本要求處理的資料從1935年到現在的紀錄，增加到含括紐西蘭1840年建國時舊有的褪色手寫紀錄，EDS這種對正確度的堅持也絲毫不打折扣。
為免造成BDM對客戶的服務中斷，EDS在營業時間還提供客服中心的服務，方便BDM的員工存取正在進行轉換的文件。EDS的人員每天輪班工作18小時，有時甚至24小時全日無休，讓新數位化的檔案當天晚上就轉入資料庫，供BDM隔天使用。而且在浩大的轉換工程進行時，從未造成BDM各事務所的營運中斷。
焦點服務
- 應用系統開發
- 內容管理
成果
轉換的成果完全合乎內政部對正確度的嚴格標準，這不但是全球這類流程中的最高標準，也是這項計畫的一大挑戰。而最重要的是，這個大型的開放式資料庫，也為紐西蘭建立完全的電子化政府奠定重要基礎。下一階段，將是讓民眾透過網路直接取得這些資料。儘管工作量幾乎倍增，不過在將老舊資料數位化的工作分派出去後，工作團隊還是在協議的進度和預算內完成轉換作業。
政府員工如今能夠連線到資料庫，並將影像顯示在自己的電腦螢幕上，這些都有助於提昇工作效率。有了新系統，製作謄本時再也不必在中央和地方事務所兩邊跑。
EDS協助BDM降低人工處理文書資料的成本，同時也降低維護和儲存成本。最後，數位化亦保護這些文件不因反覆取用而遭磨損破壞。這些無可取代的歷史寶藏都保留成為後代的資產。
「一個大型、數以百萬美元計的資訊科技計畫………完全依照預算和進度進行。恭喜「身分認證服務」團隊和他們EDS的伙伴。」
Peter Hughes
行政長官
紐西蘭內政部
(Department of Internal Affairs)
行政長官
紐西蘭內政部
(Department of Internal Affairs)
「EDS承諾要完成這一切 -- 不超出時間和預算，不犧牲品質。」
Brian Clarke
處長
出生、死亡、結婚、離婚及單身證明登記處
紐西蘭內政部
(Department of Internal Affairs)
處長
出生、死亡、結婚、離婚及單身證明登記處
紐西蘭內政部
(Department of Internal Affairs)
- 紐西蘭內政部(Department of Internal Affairs)EDS協助紐西蘭邁向電子化政府，同時保留150年歷史資產(下載: PDF, 947KB)
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